Zdroj: http://pocitace.sme.sk/clanok.asp?cl=2410086

Používate elektronickú poštu efektívne?

Viete šoférovať? A viete používať e-mail? Aj ak ste odpovedali na prvú otázku kladne, ktorýkoľvek profesionálny vodič by vás rýchlo vyviedol z omylu: v skutočnosti vôbec nemáte nacvičené, ako sa zachovať v prípade šmyku, a zákrutami málokedy prechádzate v ideálnej stope.

Podobne tak v prípade e-mailu platí, že bežný spôsob jeho použitia má od ideálu ďaleko. Vaša nevedomosť pri počítači nikoho nebude stáť život, ale pripravujete kvôli nej ostatných o čas. Ak chcete posielať pracovné e-maily ako profesionál, mali by ste poznať tieto pokročilé pravidlá elektronickej korešpondencie.

Píšte, len keď musíte

Sme preťažení poštou, pretože napísanie e-mailu je také ľahké a máme pocit, že nás nič nestojí. Je však neslušné posielať e-mailom napríklad akúkoľvek otázku, na ktorú by sme si mohli odpoveď rýchlo nájsť aj na internete (a väčšinou nie je v rozpore s etiketou, ak príjemca takéto e-maily jednoducho ignoruje).

Množstvo e-mailov sa často zbytočne zvyšuje aj jednovetovými správami "ďakujem" a dokonca "nemáš za čo". V každej firme môžu byť odlišné zvyky, ale väčšinou je nezmyselné ďakovať za vybavenie každej rutinnej žiadosti - ušetrite si poďakovanie radšej pre osobné stretnutie. A samozrejme - nepreposielajte vtipy, erotické obrázky, videá, listy šťastia a podobné správy, ak si nie ste absolútne istý, že medzi prijímateľmi sú len ľudia, ktorí v práci od nudy obhrýzajú ceruzky a na každý nový e-mail čakajú ako na spasenie. Predtým, ako prepošlete akýkoľvek reťazový list (výzvu na darovanie krvi či pomoc úbohému šteniatku), skontrolujte si, či nejde o výmysel, na stránkach Hoax.cz alebo Snopes.com.

Pre každú tému samostatný e-mail

V deviatich prípadoch z desiatich je v pracovnej korešpondencii lepšie napísať tri krátke e-maily tomu istému človeku naraz, než vkladať do jediného navzájom nesúvisiace témy.

Veľa ľudí totiž používa e-maily ako pripomienky úloh a ak zmiešate viaceré úlohy dohromady, v lepšom prípade oddialite čas, kedy dostanete odpoveď na tú najľahšiu otázku, v horšom príjemca vybaví jednu tému a na ostatné zabudne. Absolútne nevhodné je najmä miešať v jednej správe pracovnú a súkromnú korešpondenciu.

Ak už musíte v rámci jedného e-mailu a jednej témy písať o viacerých rôznych veciach, očíslujte ich.

Píšte postojačky, škrtajte posediačky

Ideálny e-mail je maximálne taký, ktorý sa celý zmestí na obrazovku prijímateľa bez toho, aby sa musel v okne posúvať hore-dole. Takáto správa má najväčšiu šancu, že si ju prijímateľ prečíta hneď a čo najskôr ju aj vybaví. Dlhšia ho už môže odradiť. Ak si s niekým píšete pravidelne, pokojne vynechávajte pozdrav aj podpis a prejdite priamo k veci. Nelepte automaticky svoj podpis za každú správu. Ak citujete iný e-mail, nechajte z neho len to najnutnejšie, aby bolo jasné, na čo reagujete. Jednoducho - nechajte v správe len to, čo tam nevyhnutne musí byť. Nevynechávajte však veľké písmená na začiatku viet, bodky na ich konci - správna gramatika totiž pochopenie obsahu textu výrazne uľahčuje.

Jasne pomenujte, čo od ľudí čakáte

V pracovných e-mailoch ide zväčša o jednu z troch vecí: poskytnúť informácie, požiadať o informácie alebo požiadať o vykonanie činnosti. Najneskôr z prvej vety e-mailu musí byť jasné, o ktorý z týchto troch typov správ ide.

Veľké množstvo nedorozumení vzniká z toho, že z e-mailu nie je zrejmé, či autor očakáva odpoveď, nakoľko je jeho žiadosť súrna a či správa vyžaduje nejakú aktivitu. Píšte preto tak, aby si na tieto tri otázky každý prijímateľ dokázal bez problémov odpovedať.

Napríklad spojeniami ako "bolo by dobré urobiť" alebo "treba pripraviť" si koledujete o neporozumenie, pretože na rozdiel od osobného kontaktu bude pri e-mailovej korešpondencii pre prijímateľa ťažšie vytušiť, či mu vec zadávate ako úlohu, alebo ho len informujete, že ju pridelíte niekomu inému.

V niektorých firmách sa dokonca zaužívala špeciálna šablóna, ktorá umožňuje rýchlejšie pochopenie a vybavovanie elektronickej korešpondencie (v rámčeku vyššie).

Takáto hlavička je umiestnená na začiatku každého e-mailu (pisateľ vždy len doplní znak X do správneho políčka) a podstatne znižuje pravdepodobnosť, že sa zabudne na dôležitý termín alebo dôjde k nedorozumeniu. Umožňuje dokonca aj automatické triedenie pošty.

Malo by platiť aj pravidlo, že ľudia, ktorí majú na správu priamo reagovať, sú uvedení v kolonke "To:" (Komu); prijímatelia v CC (Kópia) dostávajú správu len na vedomie.

Píšte fantastické predmety správ

Nazvať e-mail "ahoj", "žiadosť" alebo dať do predmetu vlastné meno je znakom úplného internetového začiatočníka. Ani populárne predmety typu "pozvanie na obed" alebo "projekt XY" zďaleka nie sú ideálne.

Najčastejšou chybou - okrem nekonkrétnosti - je, že autor uvedie tému e-mailu, ale nestanoví jeho charakter - či ide o poskytnutie informácie alebo naopak jej vyžiadanie.

Namiesto "ubytovanie v Bratislave" je oveľa lepšie napísať "hľadám ubytovanie v Bratislave (< 10.000 Sk)" alebo "Prenajmem 2-izbový byt v Blave". Namiesto "stretnutie" skúste "navrhujem stretnutie streda 14.00". Ak požadujete nejakú informáciu, nepíšte "informácia o klientovi" (veľmi častá chyba), ale "Prosím informáciu o klientovi X".

Nebojte sa uviesť predmet cez dvojbodky v štýle "Prosím pomoc: počítač sa reštartuje" alebo "Zmena termínu: stretnutie s Ondrejom až o tretej". Ak nečakáte na e-mail odpoveď, začnite slovami "na vedomie" alebo anglickou skratkou FYI.

Takýmto predmetom nabitým informáciami pomôžete nielen prijímateľovi, ale aj sebe: v mori prijatej pošty sa totiž správa s predmetom "Porada v piatok o 14.00" bude neustále čitateľovi sama pripomínať aj bez toho, aby ju otváral, kým správa "stretnutie" veľmi ľahko unikne jeho pozornosti.

Len jedna myšlienka v odseku

Ľudia pracujúci s obrovským množstvom informácií určite nebudú váš e-mail čítať ako Shakespeara slovo po slove, ale preletia si len začiatky jednotlivých odsekov. Každý odsek by preto mal obsahovať len jednu myšlienku, inak riskujete, že čitateľ niečo podstatné, schované uprostred textu, prehliadne. Ak budú odseky krátke a myšlienky nimi budú jasne oddelené, budú sa pri odpovedi aj ľahšie citovať.

Zmeňte predmet, ak zmeníte tému

Ak z lenivosti píšete nové e-maily tak, že stlačíte Odpovedať pri poslednej správe od dotyčnej osoby a neunúvate sa napísať ani nový predmet, je to faux-pas podobné grganiu pri prestretom stole. Predmet by mal obsahu e-mailu zodpovedať vždy. Ak sa téma konverzácie postupne zmení, nebojte sa podľa nej hneď zmeniť aj predmet. Ten pôvodný dajte do zátvorky, a pred zátvorku napíšte nový nadpis uvedený slovami "predtým", "bolo" alebo najpoužívanejším anglickým "was". Na e-mail s predmetom "RE: zápis z porady" teda odpovedáte správou v štýle "návrh marketingovej kampane (was: RE: zápis z porady)".

Nebuďte tajnostkár

Nikdy neposielajte e-mailom prílohy bez popisu alebo len so slovami "toto si pozri". Otvorenie prílohy väčšinou zaberá dosť času a preto jasne napíšte, čo príloha obsahuje. Ak posielate text článku z internetu, môžete ho vložiť do e-mailu aj celý, ak si myslíte, že to bude pre prijímateľa pohodlnejšie - vždy ale uveďte aj odkaz na pôvodný zdroj, odkiaľ ste text získali.

Príklad e-mailovej šablóny, ktorá môže sprehľadniť komunikáciu

Tento e-mail je:	[ ] prosba/žiadosť	[X] len pre informáciu	[ ] súkromný
Nutná odpoveď:	[ ] áno	[ ] nie	[X] závisí od vás
Naliehavosť:	[ ] ihneď	[ ] čo najskôr	[X] neponáhľa

Zlý predmet - Správny predmet e-mailu

Žiadosť  - Do piatka mi zašlite mesačné výkazy

Dôležitá informácia - Na vedomie: Ondrej už u nás nepracuje

Tlačová správa - Firma Titan predstavila službu Golem2000

Super! - Pekná fotografia Bratislavy (príloha)

Lacné letenky - Ponúkame lacné letenky do Ríma

Pozvánka - Pozvanie na pracovný obed 6.7. Hotel Astral

TOMÁŠ BELLA

[5. 10. 2005]